Datenschutzerklärung SCEM Mitgliedschaft

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Schwimmclub Embrach (nachfolgend „SCEM“ genannt) im Zusammenhang mit den nachfolgend beschriebenen Bearbeitungstätigkeiten informieren.

Es kann notwendig sein, diese Datenschutzerklärung als Ganzes sowie einzelne Teile davon anzupassen, um aktuellen rechtlichen Anforderungen zu genügen oder um neue Dienstleistungen zu erfassen.

1. SCEM als Verantwortliche (Art. 5 DSG)

Der SCEM ist für die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 5 DSG
Verantwortlicher. Für Fragen zum Datenschutz beim SCEM wenden Sie sich bitte per E-Mail an:

E-Mail:

2. Ihre Datenschutzrechte

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung personenbezogener Daten durch den SCEM haben betroffene Personen gemäss den Artikeln 25 bis 29 DSG folgende Rechte:

• Recht auf Berichtigung;
• Recht auf Herausgabe der elektronischen Daten
• Recht auf Auskunft über die Kategorien und Bearbeitung der Daten
• Recht auf Löschung und Bestätigung der Löschung;
• Recht auf menschliches Gehör;
• Recht auf Widerspruch

Darüber hinaus haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ein solcher Widerruf hat keine Wirkung für die Vergangenheit, d.h. er berührt nicht die Wirksamkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung personenbezogener Daten durch den SCEM nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen steht oder Sie mit den von uns bereitgestellten Informationen nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen (vgl. Art. 32, 51, 65 DSG):

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Feldeggweg 1, CH – 3003 Bern, Telefon: +41 (0) 58 462 43 95, Telefax: +41 (0) 58 465 99 96

2. A. Datenbearbeitung von Mitgliedern

Um die Vereinstätigkeit erbringen zu können, müssen wir bestimmte personenbezogene Daten bearbeiten oder sind dazu gesetzlich verpflichtet. Die entsprechenden Daten erheben wir von Ihnen, wenn Sie eine Mitgliedschaft mit dem SCEM eingehen (z.B. Adresse, Kontaktdaten).

2. A. 1. Welche Daten wir erheben

Wir erheben nur, was wirklich nötig ist. Sensible Daten wie z.B. AHV-Nummern werden streng vertraulich behandelt.

Wir weisen darauf hin, dass die Vereinstätigkeit in öffentlichen Schwimmbädern stattfindet und die jeweiligen Einrichtungen ggf. videoüberwacht sind. Der SCEM hat keinen Zugriff auf diese Daten.

➢ Daten, welche von allen Mitgliedern erhoben werden

Zur Verwaltung der Mitglieder wir folgendes erhoben und bearbeitet:

• Anrede
• Nachname
• Vorname (Vollständig; auch Zweit- und Drittnamen sowie auf dem Pass angegeben sind nötig)
• Telefonnummer
• E-Mailadresse
• Geburtsdatum
• Adresse (Strasse, PLZ und Ort)
• Bankverbindung des Mitglieds bzw. seiner Sorgeberechtigten (nur falls nötig, z.B. bei Rückerstattungen)

Zur Verwaltung der Mitglieder werden zusätzlich bearbeitet:

• Mitgliedsstatus
• Gruppenzugehörigkeit

➢ Daten, welche zusätzlich bei Jugendlichen Mitgliedern erhoben werden

Wir erheben und bearbeiten von unseren Jugendlichen Mitgliedern zusätzlich folgende Daten:

• Namen, Telefonnummer und E-Mailadresse der Eltern/Erziehungsberechtigten
• Einholung von Informationen zur körperlichen Gesundheit, ggf. Allergien, Ernährungsform
• AHV-Nummer
• Nationalität
• Muttersprache

Zur Verwaltung der Jugendlichen Mitglieder werden zusätzlich bearbeitet:

• J+S Nummer (Identifikation von Jugend und Sport)
• Zeiten von Schwimmwettkämpfen
• Schwimmtests

2. A. 2. Warum wir die Daten brauchen und Rechtsgrundlage, Art. 6 DSG

Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu zulässigen Zwecken und in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie Datenschutzverordnung (DSV) in ihrer jeweils gültigen Fassung. „Bearbeiten“ bedeutet, dass wir personenbezogene Daten erheben, speichern, löschen oder übermitteln, um nur einige Beispiele zu nennen.

➢ Bearbeitung zu vereinsrechtlichen und gesetzlichen Pflichten

Wir bearbeiten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der zur Erfüllung unserer vereinsrechtlichen und gesetzlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit erforderlich sind:

• Zur Mitgliederverwaltung, Kommunikation mit Mitgliedern, Rechnungen, Organisation von Trainings und Anlässen
• Zum Zwecke der gesundheitlichen Fürsorge
• Zur Beitragsverwaltung und/oder für etwaige Rückerstattungen
• Zum Zwecke der Lohnabrechnung für die Beschäftigten des Vereins
• Zum Zwecke des Erhalts von Fördergeldern vom Bund im Programm Jugend+Sport („J&S“)
  Folgende Daten von Jugendlichen Mitgliedern werden durch den SCEM in der NDS (Nationale Datenbank Sport) abgelegt:
  J+S Personennummer, Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Geschlecht, Nationalität(en), Strasse, PLZ, Ort, Muttersprache, Korrespondenzsprache
  Anbei der Verweis auf die Datenschutzerklärung der NDS: https://www.jugendundsport.ch/de/datenschutz
• Zum Zwecke des Erhalts von Fördergeldern von umliegenden Gemeinden, werden tw. Name,
  Geburtsdatum und Adresse mit den Gemeinden ausgetauscht.

➢ Zugriff auf ihre Daten

• Der Vorstand kann die Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten
• Die Trainer können die Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten

➢ Bearbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Darüber hinaus bearbeiten wir personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des SCEM erforderlich ist. Soweit dies der Fall ist, bearbeiten wir personenbezogene Daten nur nach Abwägung Ihrer berechtigten Interessen.

• Zur Durchführung von Trainingslagern oder vereinsinternen Veranstaltungen: es kann der Austausch von Daten erforderlich sein, um Reservierungen, Buchungen, etc. durchzuführen.
• Zum Zwecke der Eigenwerbung des SCEM und zu Informationszwecken der Mitglieder wird Werbung sowie Newsletter an die E-Mail-Adresse der Mitglieder versendet.
• Zum Zwecke der Aussendarstellung werden, sofern die Mitglieder ihre Einwilligung (separates Dokument) gegeben haben, Fotos und/oder Videos von Mitgliedern auf der Vereinswebsite www.scembrach.ch, in sozialen Medien, auf Flyern, Vereinsblatt, in der Embracher Zeitung, Mailversand, Dokumentation, Erinnerungen, Vereinschronik, Mitgliederwerbung veröffentlicht.
• Es findet ein Abgleich der E-Mail-Adressen mit Self-Made Mitgliedersystem an unsere Webseite statt, damit wir damit E-Mails besser und einfacher versenden können.
• Bei vereinsinternen Wettkämpfen können die personenbezogenen Daten, soweit für die Durchführung des Wettkamps erforderlich sind, an Zuschauer und an andere Mitglieder weitergegeben werden (Name der Wettkampfteilnehmer, Trainingsgruppe und Bestzeiten).
• Auf der Website des SCEM werden Ranglisten publiziert. Dabei werden die Namen, Gruppenzugehörigkeit, Datum sowie Bestzeit unserer Mitglieder veröffentlicht.
• Weitergabe von Listen mit Mitgliederdaten an die Mitglieder zum Zwecke des vereinsinternen Austausches zwischen Mitgliedern bzw. ihren Sorgeberechtigten.
• Die Weitergabe von Mitgliederdaten vereinsintern zur Ausübung von Mitgliedschaftsrechten (z.B. zur Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung, Art. 64 Abs. 3 ZGB). In diesem Fall werden aber nur diejenigen Daten weitergegeben, die zur Ausübung des Rechts nötig ist (Namen und Adressen).
• Trainingslager und die REGA: Das Trainingslager ist in der NDS hinterlegt und wird bei der REGA angemeldet, damit eventuelle Unfälle bei Ausflügen sowie der An- und Rückreise schnellstmöglich und kostenlos abgedeckt sind. Ohne Einwilligung, wird die Teilnahme ausgeschlossen.
  Anbei die REGA-Nutzungsbedingungen
• Datenerfassung zur Aus- und Weiterbildungen, auch bei 1418coaches: Kursanmeldung des jeweiligen Kantonalen Sportamts ausgefüllt und eingereicht werden. Ggfs. werden dafür zusätzliche Daten wie z.B. T-Shirtgrössen erhoben. Das Sportamt Zürich verwendet die Daten, um in der NDS die Anzahl Einsätze des 1418coaches zu ermitteln und dies finanziell zu entschädigen.
• Trainer Google-Drive: die Trainer verwenden ein Google-Drive um Protokolle, Planungen und Daten auszutauschen und zu bearbeiten.
  Datenschutzerklärung des Google Drive
• Anmeldeformulare zu Lager und Anlässen: Bei Lagern und Anlässen verwenden wir externe Tools (wie Google Forms) zur Sammlung notwendiger Daten. Neben unserer Pflicht, die Daten keinen Dritten weiterzugeben, fällt dies zusätzlich unter dem Datenschutz des jeweiligen Cloud-Anbieters.

➢ Bearbeitung mit Ihrer Zustimmung

Wenn Sie uns Ihre Zustimmung erteilt haben, bearbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten z.B. im Falle von:

• Anmeldung zu Trainingslagern, Wettkämpfen und vereinsinternen Veranstaltungen
• Newsletter-Anmeldungen
• Aktionen
• Bitte um Kontaktaufnahme
• Geschützter Online-Ordner (z. B. Google Drive) für interne Foto-/Video-Sharing-Funktionen (nur für Teilnehmer)
• Veröffentlichung von Namen, Fotos/ Videos auf der Webseite des Vereins
• Veröffentlichung von Geburtsdaten/Jubiläen im Vereinsblatt/am schwarzen Brett

Sie können Ihre Einwilligung zur Veröffentlichung von Namen, Fotos/Videos, Geburtsdaten/Jubiläen jederzeit widerrufen. Ebenfalls kann die Anmeldung zum Newsletter wieder gekündigt werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Datenbearbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs zulässig bleibt.

➢ Keine Automatisierte Entscheidungsfindung oder Erstellung eines Persönlichkeitsbildes („Profiling“)

Wir verwenden weder automatisierten Entscheidungsfindungsprozesse für Verfahren, die rechtliche Auswirkungen oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie haben, noch erstellen wir mittels gespeicherter Daten ein Persönlichkeitsbild („Profiling“). Keine Entscheidung wird ohne weitere menschliche Überprüfung getroffen.

2. A. 3. Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Erfüllung unserer gesetzlichen oder vereinsrechtlichen Verpflichtungen notwendig ist.

Sobald die betreffenden Daten hierfür nicht mehr benötigt werden, werden sie grundsätzlich gelöscht oder vernichtet.

Um bestimmten gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, müssen wir jedoch einige Daten länger speichern.

Dazu gehören z.B. kaufmännische oder steuerliche Dokumentationen, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. In diesen Fällen sind wir in der Regel verpflichtet, Daten 3 bis 15 Jahre oder in seltenen Fällen, z. B. bei Rechtsstreitigkeiten, bis zu 30 Jahre zu sichern oder zu speichern. Danach löschen wir Ihre personenbezogenen Daten.

• NDS-Daten: gemäss Vorgaben von Bund (Programm „J&S“)
• Die für die Daten Mitgliederverwaltung notwendigen Daten werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
• Fotos/Videos: nur so lange, wie sie für Vereinszwecke benötigt werden
• Die für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen notwendigen Daten werden nach 10 Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
• Die für die die Beitragsverwaltung notwendigen Daten werden nach 10 Jahren gelöscht.
• Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Im Falle des schriftlichen Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht, wobei sich der Widerruf nur auf die Zukunft richtet und nicht für die Vergangenheit gilt. Inhalte im Internet können kopiert werden. Wir entfernen sie von unseren Kanälen, aber eine vollständige Löschung ausserhalb unseres Vereins ist nicht immer möglich.

2. A. 4. Informationen über Änderung des Verwendungszwecks

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck als den, für den sie ursprünglich erhoben wurden, bearbeiten, werden wir dies nur in dem gesetzlich zulässigen Umfang tun und Sie über diesen neuen Zweck informieren.

2. A. 5. Empfänger der Daten

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann an andere Empfänger ausserhalb vom SCEM, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. In allen anderen Fällen werden wir Ihre Daten nur dann an andere Dritte weitergeben, wenn Sie uns Ihre entsprechende Einwilligung erteilt haben.

• Nationale Sportdatenbank – Bundesamt für Sport („NDS“)
• Im Rahmen der Cloud-Mitgliederverwaltung werden die personenbezogenen Daten unserer Mitglieder bei Google-Drive gespeichert

➢ Wo die Daten veröffentlicht werden

• Website des Schwimmclubs, Vereinsblatt, Vereinszeitung
• Instagram (öffentlicher Vereinskanal)

2. A. 6. Weitergabe an Drittstaaten oder internationale Organisationen

Wir übermitteln keine Daten an Drittstaaten oder internationale Organisationen. In einigen Fällen lässt sich dies jedoch nicht vollständig vermeiden. Wo dies der Fall ist, hat und wird der SCEM geeignete Massnahmen ergreifen, um jederzeit ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere Angemessenheitsentscheide des EDÖB oder vom EDÖB verabschiedete Standarddatenschutzklauseln.

2. B. Bearbeitung von personenbezogenen Daten von Nicht-Mitgliedern

➢ Besuch Homepage des SCEM

Wenn Sie die Website des SCEM besuchen, erheben wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen.

Zu den in diesem Zusammenhang bearbeiteten personenbezogenen Daten können Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse gehören. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Websites bearbeitet werden, werden in der Regel von Ihnen aktiv angegeben, wenn Sie unsere Website nutzen, z. B. wenn Sie sich für einen bestimmten Dienst wie einen Newsletter registrieren.

In einigen Fällen können personenbezogene Daten jedoch auch von Dritten bearbeitet werden, die nicht mit SCEM verbunden sind, wie z.B. Internet-Service-Provider oder Marketing-Partner oder Software-Plug-Ins, hauptsächlich aus technischen Gründen. Die folgenden Daten (insbesondere Log-Informationen und Gerätedaten) werden vom SCEM automatisch verarbeitet, zur Analyse des pseudonymisierten Nutzerverhaltens, zur weiteren Verbesserung unserer Website sowie zur Bereitstellung von Website-Funktionalitäten wie z.B. Benutzerkontenverwaltung, Warenkörbe:

• Der Name Ihres Internetdienstanbieters (ISP)
• Ihre IP-Adresse
• Ihr Browsertyp und Ihr Betriebssystem (OS)
• Datum, Dauer und Uhrzeit Ihres Besuchs
• Extrahierte Daten und heruntergeladene Dateien
• Ihr Land
• Ihre Referenz URL
• Ihr Suchbegriff, falls Sie von einer Suchmaschine auf unsere Website verwiesen wurden
• Lädeli-Bestellungen benötigen den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mailadresse des Bestellers. Die Bezahlung der Artikel erfolgt über den per E-Mail gesendeten QR-Code mit direkter Banküberweisung ohne Speicherung von Daten unsererseits.

➢ Social-Media Anbieter

Auf einigen Websites integriert der SCEM zusätzliche Inhalte und Veröffentlichungen (Blogs, Posts, News, Videos, Interviews etc.), die bereits in anderen sozialen Medien / sozialen Netzwerken (z.B. InstaGram) veröffentlicht wurden.

Solange Sie nicht auf einen solchen Inhalt klicken, werden keine persönlichen Daten an den jeweiligen Social-Media Anbieter übermittelt.

Durch das Anklicken von Social-Media-Wall-Inhalten wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Social- Media-Anbieter übertragen und dort gemäss dessen Datenschutzbestimmungen gespeichert, bearbeitet und genutzt. Soweit in diesem Zusammenhang Cookies dieser Social-Media-Anbieter verwendet werden, werden diese gemäss den geltenden gesetzlichen Bestimmungen wie in unserer Cookie Policy beschrieben gelöscht (https://www.scembrach.ch/verein/datenschutzerklaerung-website/).

Weitere Informationen über die Bearbeitung Ihrer persönlichen Daten durch die Anbieter sozialer Medien finden Sie hier:

• Instagram https://about.instagram.com/data-policy

➢ Bearbeitung mit Ihrer Zustimmung

Wenn Sie uns Ihre Zustimmung erteilt haben, bearbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten z.B. im Falle von:

• Newsletter-Anmeldungen
• Aktionen
• Bitte um Kontaktaufnahme

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Datenbearbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs zulässig bleibt.